RFP（提案依頼書）とは？初めての方向け徹底解説｜Webサイト制作の提案依頼書作成ガイド | ニュース

RFP（Request for Proposal）は、Webサイト制作やリニューアルを依頼する際に、発注者が制作会社に対して作成する書類です。RFPには、プロジェクトの目的、予算、納期、期待する成果などの情報が含まれ、発注者の意図を制作会社に明確に伝えるためのものです。

しかし、多くの発注者はRFPの作成に苦労し、内容が曖昧だったり過剰な情報が含まれたりすることが少なくありません。本記事では、初心者の方向けに、制作会社が好むRFPの特徴や作成のポイント、成功するための具体的な方法を徹底解説します。

RFPの基本概念と役割

RFPとは何か？その役割と重要性

RFP（提案依頼書）は、発注者が制作会社に対してプロジェクトの目的、目標、予算、納期などの要件を明示する書類です。RFPは、発注者がプロジェクトの全体像を明確にし、制作会社に期待する成果を具体的に伝える役割を果たします。

RFPを正しく作成することで、発注者と制作会社の間で認識のズレを減らし、プロジェクトの成功率を高めることが可能です。特に、制作会社が最も重視するのは「プロジェクトの目的」「予算」「納期」の3つです。これらが明確であれば、制作会社は最適な戦略を提案しやすくなります。

なぜRFPが必要か？発注者と制作会社の視点から解説

RFPは、プロジェクトの方向性を示し、発注者と制作会社の間で共通の理解を築くために必要です。発注者側から見れば、RFPを通じて制作会社に期待する成果や具体的な要件を伝えることができ、制作会社はそれに基づいて最適な提案を行います。

また、RFPがない状態でプロジェクトを進めると、制作会社が「何を目指しているのか？」がわからず、成果を出しにくくなります。RFPは、プロジェクトの成功に欠かせない「共通言語」として機能し、発注者と制作会社の間に生産的なコミュニケーションを生み出します。

RFPの書き方：初めてでも簡単に作成できる方法

必須項目の選定と書き方

RFPには、次の3つの必須項目を含めることが推奨されます。

プロジェクトの目的

RFPの冒頭で、プロジェクトの具体的な目的を明記します。たとえば、「新製品のプロモーションを目的としたランディングページの制作」「ブランドイメージを向上させるためのサイトリニューアル」などです。
予算

制作会社に対して、現実的な予算を提示することで、プロジェクトの規模感を理解してもらいます。予算の範囲を示すことで、制作会社がリソースを計画しやすくなり、無理なくプロジェクトを進行させることができます。
納期

具体的な納期を示すことで、制作会社がスケジュールを計画しやすくなります。たとえば、「3ヶ月以内にリニューアルを完了させたい」など、目標を明確に伝えることが大切です。

RFPに含めるべき3つの重要ポイント

ビジネスゴールと成功の定義、ターゲットユーザーの明確化、成果測定方法の明記が含まれます。

避けるべき過剰な詳細情報

RFPには、「リニューアル後の想定サイトマップ」「ページごとの詳細なデザイン要件」などの過剰な詳細情報は含めないことが推奨されます。これらは制作会社が提案段階で検討するべき内容であり、RFPの時点では必要ありません。

制作会社が好むRFPの特徴

自社の強みを活かせる案件

制作会社は、自社の強みを活かせる案件に対して積極的な姿勢を示します。WACULの調査では、「予算が大きいかどうか」よりも「自社の強みが発揮しやすい案件」に対して、90%以上の制作会社が「ぜひ受注したい」と回答しています。RFPを作成する際には、以下の点に注意することが大切です。

戦略策定に特化した制作会社には、「ブランド戦略を練るためのリニューアル」や「新規事業のプロモーション戦略を考慮したサイト構築」といったプロジェクトが好まれます。

デザイン重視の制作会社には、「視覚的な訴求力を高めるためのデザイン刷新プロジェクト」や「ユーザー体験を重視したインターフェースデザインの構築」が適しています。

保守運用が得意な制作会社には、「セキュリティ対策を含めた長期的な運用体制の構築」や「既存サイトの定期的な更新サポート」が響きます。

このように、制作会社の得意分野を理解し、それに合致する内容をRFPに盛り込むことで、制作会社から「この案件は魅力的だ」と感じてもらうことができます。

明確な目的と適切な予算設定

制作会社がRFPにおいて最も重視するのは「プロジェクトの目的が具体的かどうか」と「予算が現実的かどうか」です。明確な目的が示されていれば、制作会社は最適な手法を考えやすくなり、プロジェクトの成果を出しやすくなります。

目的の具体例：「月間コンバージョン数を30%増加させるためのランディングページを制作したい」や「新商品プロモーションのための特設サイトを立ち上げたい」など、数値的な目標を示すことが効果的です。

適切な予算の提示：WACULの調査では、Webサイト制作の成功確率は予算に大きく依存していることが示されています。予算が300万円以上の案件は69%の確率で成功する一方、100万円未満の案件では成功確率が30%に低下します。適切な予算を提示することが、制作会社にとって魅力的な案件とされる要因となります。

コミュニケーションの良さ

制作会社とのプロジェクト成功において、発注者と制作会社の間での良好なコミュニケーションは不可欠です。RFP作成時には、発注者の柔軟性や提案への受け入れ姿勢を示すことで、制作会社に対して「この発注者とならスムーズにプロジェクトが進められる」と感じてもらうことができます。

例：RFPにおけるコミュニケーションの重要性の記載
「制作会社からの提案内容を柔軟に検討し、成果を最大化するための最適な方針を共に考えていきたい」と記載することで、制作会社にとって好感を持てるRFPとなります。

「魅力的な案件」とされるRFPのポイント

予算の妥当性とリソース配分

RFPにおいて、予算の妥当性は制作会社が案件受注を判断する重要な基準です。Webサイト制作は労働集約型のビジネスであるため、予算が低い場合は工数を削らざるを得ず、優秀な人材をアサインできません。以下のように予算の妥当性を示すことが重要です。

コーポレートサイトの例：10〜20ページ規模のコーポレートサイトの予算目安は300万円以上が推奨され、これにより成功確率が高まります。

ランディングページの例：予算が50万円以上の場合、ランディングページの成功確率は60%を超える一方で、25万円未満では成功確率が37%に留まります。

これらのデータを参考に、RFPで適切な予算設定を行うことで、制作会社の受注意欲を引き出すことができます。

コンペやデザイン提案の求め方

RFPにおいてコンペや受注前のデザイン提案を求めることは、制作会社にとって負担となる場合が多くあります。WACULの調査によれば、「コンペには一切参加しない」と回答した制作会社は13.6%、「デザイン提案は一切受けない」と回答した制作会社は31.8%に上りました。

良い例：「コンペの実施は考慮せず、制作会社の提案力に基づいた決定を行うことを前提とする」と記載することで、制作会社からの信頼を得やすくなります。

悪い例：「デザイン提案を事前に求める」と明記することは、制作会社にとって拒絶されやすい要因となるため、避けるべきです。

プロジェクトの目的を具体的に記載

RFPにおいて、プロジェクトの目的が具体的であることは、制作会社にとってのやる気を引き出す要因となります。WACULの調査では、75.8%の制作会社が「目的に対してWebサイト制作の必要がないと感じる案件」を最もやる気が出ないと回答しています。

良い例：「新規ユーザー獲得を目的にしたマーケティングサイトを制作し、年内に300件の新規リード獲得を目指す。」

悪い例：「Webサイトを新しくしてイメージを向上させたい。」
このような漠然とした目的は、制作会社のモチベーションを低下させる原因となります。

制作会社が受注を判断するポイント

予算の妥当性と人材アサインの関係

制作会社が案件を受注するかどうかを判断する際、最も重要視するのは「予算が現実的かどうか」です。予算が妥当でなければ、優秀な人材をプロジェクトにアサインすることが難しくなります。WACULの調査でも明らかなように、予算が少ない案件は制作会社の受注意欲が低くなります。

高い予算の案件のメリット：予算が十分であれば、戦略策定からデザイン、実装まで一貫して高いクオリティで提供することが可能です。予算が潤沢な案件は、プロジェクトを成功に導きやすい環境を作ります。

低予算案件のリスク：予算が低すぎると、制作会社は人材をフルアサインできず、工数を削らざるを得ません。これにより、品質が低下し、プロジェクトの成功確率が下がります。

制作会社にとって、予算の妥当性は単なる金額の話ではなく、プロジェクト全体の質と成果に直結する重要な要素です。

依頼内容の具体性と現実性

RFPに記載された依頼内容が具体的で現実的であるかどうかは、制作会社が受注を判断するポイントの一つです。依頼内容が漠然としていたり、非現実的な目標が設定されている場合、制作会社は受注をためらいます。

良い例：「コンバージョン数を20%向上させるため、訪問者データを活用したマーケティング機能を導入する。」

悪い例：「サイトを作り直して、ビジネスの成長を実現したい。」
このような曖昧な依頼は、制作会社にとって成果を出すための具体的な道筋が見えにくく、受注意欲が下がります。

発注者のコミュニケーションスタイル

制作会社が受注を決定する上で、発注者のコミュニケーションスタイルも大きな要素となります。WACULの調査では、47%の制作会社が「コミュニケーションに難がある」と感じた案件を断ったことがあると回答しています。

良い例：「制作会社からのフィードバックを積極的に受け入れ、柔軟に対応する姿勢を示す。」

悪い例：「制作会社の提案を一切受け入れない姿勢を見せる。」
良好なコミュニケーションはプロジェクトの成功に不可欠であり、制作会社は発注者とのスムーズなやり取りができることを重視します。

RFP作成のための実践ステップ

準備段階：プロジェクトの目的と目標設定

RFP作成の第一歩は、プロジェクトの目的と目標を明確にすることです。ここでは、以下のステップに従って準備を進めます。

プロジェクトの目的を具体化する：Webサイト制作の目的が「新規顧客の獲得」「ブランドイメージの向上」「コンバージョン数の増加」などである場合、それぞれの目標を数値化することが大切です。

月間訪問者数を50%増加させる
新規リード獲得数を年間300件に増加させる
コンバージョン率を20%向上させる

ターゲットユーザーの明確化：ターゲットユーザーの年齢、性別、職業、ニーズなどを具体的に記載し、制作会社がプロジェクトの方向性を理解しやすくします。

RFPのドラフト作成：基本情報と期待する成果

RFPのドラフト作成では、以下の基本情報を盛り込みます。

プロジェクト概要：プロジェクトの簡単な説明（例：「新製品のプロモーションサイト制作」）
目的、目標、期待する成果を明記：具体的な目標を示すことが重要です。
スケジュールと納期：具体的なスケジュール（例：「リリース日までに必要な作業工程」）と、納期の目安を設定（例：「3ヶ月以内に完成予定」）
予算の範囲：現実的な予算（例：「300万〜500万円」）を示すことで、制作会社に対する信頼性を高めます。

制作会社とのすり合わせ：フィードバックを受け入れる

RFP作成後、制作会社からのフィードバックを受け入れる姿勢を示すことが重要です。RFPは一方的な提案ではなく、制作会社との協力によってブラッシュアップされるべきものです。

フィードバックの受け入れ：制作会社からの意見や提案を尊重し、適宜RFPを修正する柔軟さを持つことが求められます。
コミュニケーションの重要性：制作会社が感じた不明瞭な点や追加情報の必要性について、迅速に対応し、円滑なプロジェクト進行を目指します。

予算と成果の相関関係

成功するWebサイト制作のための適正予算

Webサイト制作で成果を出すためには、適正な予算設定が重要です。WACULの調査では、予算と成功確率の間に明確な相関があることが示されています。

コーポレートサイト：予算が300万円以上の場合、成功する確率は69%に上昇し、100万円未満の場合は30%に低下します。
ランディングページ：予算が50万円以上の場合、成功確率は60%を超えますが、25万円未満の場合は37%に留まります。

このように、予算の設定はプロジェクトの成果に大きな影響を与えるため、RFPでは現実的かつ適正な予算を提示することが重要です。

予算の少ない案件は失敗確率が高い理由

予算が少ない案件は成功確率が低くなる理由は、制作会社が十分なリソースを投入できないためです。予算が低いと、プロジェクトにアサインできる人材が限られ、制作プロセスにおいて品質の妥協が必要になる場合があります。

労働集約型ビジネス：Webサイト制作は「工数＝売上」の関係であるため、予算が少ないと工数を抑えざるを得ません。このため、制作会社は優秀なデザイナーやディレクターをアサインできず、プロジェクトの質が低下するリスクが高まります。

成果を最大化するための予算配分

予算を最大限に活用するためには、成果を最大化するための適切な配分が必要です。以下のような配分を考慮することが推奨されます。

戦略策定とリサーチ：全体予算の20%を充てることで、精度の高いプロジェクト設計が可能になります。
デザインと開発：全体予算の50%を割り当て、ビジュアルと機能面の最適化を図ります。
運用と改善：全体予算の30%を運用フェーズに充て、長期的な成果を目指します。

初心者向けRFP作成のテンプレート

テンプレートの使い方と注意点

RFP作成の際には、テンプレートを活用することで、効率的かつ漏れのない書類作成が可能です。以下に示すRFPテンプレートを参考にしながら、プロジェクトに応じた項目を埋めていきます。

テンプレートの基本構成：

プロジェクト名：「新規プロモーションサイトの制作」
発注者情報：発注者の会社名、担当者名、連絡先
プロジェクトの目的：例：「月間コンバージョン数を20%向上させる」
期待する成果：「新規リードの獲得数を月間100件に増加」
予算：「300万円〜500万円」
納期：「2024年12月末までに完成」
ターゲットユーザー：「20代〜30代のビジネスマン」
成果測定方法：Googleアナリティクスを用いた訪問数の計測

注意点：

過剰な詳細情報は避ける：ページ数やデザインの細かい仕様は提案段階で決定するのが理想です。
目的と成果にフォーカス：制作会社が理解しやすいように、目的と成果を明確に示すことがポイントです。

よくある質問とトラブル回避方法

Q1: 目的がうまく定まらない場合はどうすれば良いですか？

A1: まずは「なぜWebサイトが必要なのか？」を問い直し、マーケティングや営業の目標と結びつけることが重要です。たとえば、「新規顧客の獲得」「ブランドの認知拡大」など、ビジネスのゴールを意識しながら具体的な目的を設定しましょう。

Q2: RFPに予算を記載する

Q2: RFPに予算を記載するのは不安です。どうすればいいですか？

A2: 制作会社は予算に基づいてリソースを計画するため、現実的な予算を示すことが必要です。曖昧な予算設定は制作会社に不信感を与えるため、適正な範囲を記載することが推奨されます。

Q3: 制作会社からのフィードバックをうまく受け入れられない場合はどうすれば良いですか？

A3: フィードバックはプロジェクトの成功に必要な要素です。制作会社の専門知識を尊重しながら、自社のゴールと一致しているかを確認し、改善案を柔軟に取り入れるようにしましょう。

まとめ – RFP作成からプロジェクト成功へ

この記事では、RFP作成の重要性やポイントについて詳しく解説しました。RFPは、Webサイト制作の基盤を築き、プロジェクトの成功に向けた第一歩です。RFPをしっかり作成することで、制作会社に対して明確な方向性と目的を伝え、効果的な提案や成果を引き出すことが可能になります。

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